Vincent Vanden Borre, CEO van Emaillerie Belge, kan daarover meespreken. Sinds 2016 staat hij mee aan het roer van de laatste emaillerie in de Benelux. Hij wist een traditioneel bedrijf met even traditionele processen om te zetten in een geöliede machine. Momenteel is hij ook het gezicht van de video campagne van Teamleader, “Maak tijd voor wat echt telt”, waarin 3 ondernemers met een onuitputtelijke drive hun passie voor het ondernemerschap delen. Hoe hij vandaag zijn focus bewaart en efficiënt omgaat met tijd? Bloovi schrijfster Magali De Reu legde hem het vuur aan de schenen en kreeg 4 handige tips voorgeschoteld.
1. Zweer bij een langetermijnvisie met kortetermijndoelstellingen
Emaillerie Belge werd in 1923 opgericht en staat sindsdien in voor de ambachtelijke productie van geëmailleerde reclame- en signalisatieborden. In 2016 nam Tanguy Van Quickenborne het bedrijf over, en stapte Vanden Borre mee in het bedrijf als zaakvoerder. Het duo wist al snel waar het naartoe wilde met de onderneming. Een langetermijnvisie was hoe dan ook nodig om een gefocuste en efficiënte bedrijfsvoering te garanderen, of zo stelt Vanden Borre.
"Wie zijn doelstellingen wil behalen, moet af en toe ook ‘nee’ kunnen zeggen."
“Als ondernemer moet je een heldere visie hebben en je daar resoluut door laten leiden”, klinkt het ambitieus. “Ik heb meteen enorm sterk geloofd in onze mensen, de markt en het product. Criticasters durfden wel eens te beweren dat de wereld van emaillerie bijna dood was. Maar ik heb bijna onmiddellijk 6 of 7 dingen gezien die ongezien waren in de sector. Wanneer we inzetten op iets nieuws - van productie tot processen - weten we steeds waarmee we bezig zijn. Omdat we zweren bij die langetermijnvisie en daar ook transparant over communiceren naar het team.”
Op basis van Emaillerie Belges duurzame visie worden er elke 6 maanden kortetermijndoelstellingen opgesteld. “Momenteel is een forse groeibeweging onze hoogste prioriteit”, stelt Vanden Borre. “Daarvoor hebben we een tijd geleden het bedrijf laten krimpen in productie - jouw kwaliteit mag er niet onder lijden, natuurlijk. Om onze doelstellingen te bereiken, moeten we af en toe ‘nee’ zeggen - ook dat hoort erbij. Als een sponsoraanvraag binnenkomt die niet past binnen onze financiële berekeningen of onze visie, dan moeten we het been stijf houden. Dat is gewoonweg een noodzaak.”
2. Omring je met de juiste mensen
Iedereen weet dat je enkel een duidelijke visie kunt nastreven met een stevig team. “De kunst van een succesvol bedrijf bestaat er onder andere in om je te omringen met de juiste mensen - dat besef ik maar al te goed”, meent Vanden Borre. “Vooral mensen die in bepaalde vakgebieden beter zijn dan jij. Want als ondernemer is het verleidelijk om te denken dat je alles wat je zelf doet, beter doet - maar dat is niet zo. Natuurlijk moet je als CEO wel een zekere basiskennis hebben van de dingen. En als ik merk dat ik die niet bezit, dan school ik mezelf bij. Toch zijn er grenzen: fundamentele kennis wil niet zeggen dat ik het allemaal zelf moet kunnen uitvoeren. Maar in het begin wil ik mijn medewerkers wel kunnen aansturen en hen op de rails zetten. Uiteindelijk zal iemand met een opleiding in finance het meestal beter weten dan ikzelf. Dat is een kwestie van loslaten.”
"De kunst van een succesvol bedrijf bestaat er onder andere in om je te omringen met de juiste mensen - dat besef ik maar al te goed."
Het is niet simpel om controle uit handen te geven, al zag Vanden Borre het als een rationele keuze. “Als de druk te hoog wordt, moet je knopen kunnen doorhakken”, licht hij toe. “Toch is het ook geen zwart-witverhaal: ik volg nog steeds op, alleen soms van verderop. Maar hoe dan ook kun je pas een onderneming uitbouwen zolang je je personeel voor 100% vertrouwt.”
3. Blijf je efficiënte werking optimaliseren
Toen Vanden Borre het bedrijf vervoegde, heerste er een prangende nood aan gestroomlijnde processen. “Het voormalig management zat vastgeroest in oude werkmethodes - van administratie tot verkoop”, vertelt hij. “Dat kon beter, vonden we. Sinds mijn begin bij het bedrijf is efficiëntie hier een sleutelwoord. En vooral: het continu evalueren hoe we het nog beter kunnen doen.”
"Als er iets fout loopt, dan wil ik weten waarom. Niet om mensen af te straffen, maar om te kijken hoe we het de volgende keer beter kunnen doen.
Efficiëntie is dus één ding, daar voortdurend aan werken een ander. Vanden Borre gelooft zo dat je als ondernemer dagelijks moet opstaan met het idee om de dingen nog beter aan te pakken dan voorheen. “Toen ik net aan boord was, stond ik ervan versteld dat er in dit bedrijf geen sprake was van kostprijscalculatie”, geeft hij aan. “Ik heb die toen from scratch opgesteld, maar intussen is die al 4 of 5 keer aangepast. Ik blijf zoeken naar methodes om het beter doen, wat de optimale werking van het bedrijf ten goede komt.
Het is vanzelfsprekend dat deze tip flink wat opvolging vereist. Vanden Borre doet niet aan micromanagement, maar als er iets misloopt, wil hij uitzoeken waar dat aan ligt. “Goede follow-ups zijn voor mij zowat het equivalent van kwaliteitscontrole. Wanneer bijvoorbeeld de levertermijn waarschijnlijk niet wordt behaald, dan wil ik weten waar het fout loopt. Niet om mensen af te straffen, maar om te kijken hoe we het in de toekomst beter kunnen doen. Positief en opbouwend, zo hoort het ook in een groeiende onderneming.”
4. Doe beroep op de juiste tools
In een tijdperk van digitalisering vervullen ook de nodige tools een onmiskenbare rol in een vlotte bedrijfsvoering. Bij Emaillerie Belge was er alvast veel werk aan de winkel. “De wirwar aan administratie was haast prehistorisch”, blikt Vanden Borre terug. “We kregen twee usb-sticks: één met offertes en één met facturen. Ik was al op de hoogte van de mogelijkheden rond CRM-, facturatie- en projectmanagement-software, maar aan grote softwarereuzen zoals Salesforce of SAP hebben we als kmo geen boodschap. Via mijn vrouw ontdekte ik Teamleader, waarmee we met Emaillerie Belge onze facturatie en klantbeheer wisten te automatiseren. Ook de gecentraliseerde CRM-module gebruiken we om klanten een betere opvolging te garanderen. Ondertussen zijn we aanbeland bij de volgende stap: het gebruik van de projectplanning om de link tussen onze administratie en productieplanning te maken. De tijd die we daarmee winnen is fenomenaal.”
"De wirwar aan administratie was haast prehistorisch. We kregen twee usb-sticks: één met offertes en één met facturen."
Bij ondernemerschap komt er heel wat kijken. Je kunnen focussen op je prioriteiten - dat wat er écht toe doet - is daarbij noodzakelijk. Ontdek de volledige video campagne van Teamleader en laat je inspireren door het verhaal en de passie van andere ondernemers!
Origineel artikel: Bloovi Studio & Teamleader
